Impossibile individuare la genesi precisa della formazione di questo nucleo. Strettamente connesso al progetto di creazione di un vero Gabinetto Fotografico da parte del Soprintendente Malaguzzi Valeri, non è chiaro se da subito la suddivisione dei fototipi fu organizzata per aree territoriali o seguendo altri criteri di ordinamento archivistico maggiormente legati allo studio della storia dell’arte (per autore, per scuola). I positivi storici sono pervenuti a noi insieme a quelli dell’archivio corrente, collocati in appositi schedari a cassetti, suddivisi in ordine topografico per provincia, località e collocazione specifica. Questi materiali particolarmente delicati (soprattutto le stampe all’albume) rischiavano di essere sottoposti ad alterazioni causate dalla coabitazione forzata con altre stampe in carpette sospese, senza alcuna protezione da eventuali errate manipolazioni da parte dell’utenza. Si è deciso allora di prelevare fisicamente da questa originaria collocazione tutti quei positivi che per materia, tecnica e cronologia potessero definirsi “storici”e dunque bisognosi di una maggiore cura conservativa. I positivi estratti hanno mantenuto la loro connotazione territoriale, sono stati inseriti in buste con eventuale supporto in cartoncino per le stampe più delicate, e infine collocati in scatole telate di materiale idoneo alla conservazione.
Metodologie di intervento, di catalogazione e di digitalizzazione: La catalogazione del fondo è cominciata nel 1998, con modello di scheda FT successivamente modificato e adattato alla scheda F ministeriale tra il 2006 e il 2007 in occasione del progetto speciale Artpast (informatizzazione secondo gli standard ICCD della schedatura cartacea o informatica pregressa). Il materiale è stato catalogato con scheda F al 90%.
Contestualmente alla catalogazione, per i primi gruppi di materiali è stata prevista la riproduzione in diapositiva 24x36 e successivamente la digitalizzazione. Il materiale è digitalizzato al 90%, parte in formato jpg e tif o png, parte (Artpast) solo in formato jpg. I tracciati delle schede e le immagini digitalizzate sono conservate in CD e DVD nella stanza climatizzata dell’archivio. Nei cassetti in consultazione sono state inserite le stampe da file in sostituzione degli originali.
Di notevole rilevanza è il confronto con lo stato di conservazione delle opere, non mancano inoltre immagini di opere o complessi non più esistenti.